Organizując event, należy upewnić się, czy nie spełnia on definicji imprezy masowej. Jeśli okaże się, że Twoje wydarzenie jest nią z punktu widzenia obowiązującego prawa, przyjdzie Ci spełnić szereg formalności. Większość z nich ma na celu zapewnić bezpieczeństwo i komfort uczestnikom. Organizacja imprez masowych powinna zostać poprzedzona uzyskaniem zgody od stosownych organów. Później pozostaje Ci już tylko dołożyć wszelkich starań, aby stanowiła źródło niesamowitych wrażeń i została odpowiednio wypromowana.
Brief jako podstawa współpracy
Organizacja imprez masowych, ze względu na ich specyfikę, na ogół jest zlecana profesjonalnym firmom zewnętrznym. Agencja eventowa stara się stworzyć koncepcję kreatywną wydarzenia, która odpowiada potrzebom klienta. Aby jednak tak się stało, musi poznać jego oczekiwania. Umożliwia to briefing. Na tym etapie zleceniodawca określa też budżet, w jakim pragnie się zmieścić.
Scenariusz imprezy masowej
Przy tworzeniu konceptu wydarzenia pracownicy firmy eventowej dążą do osiągnięcia celu, który został im wskazany przez klienta. Jednocześnie muszą scharakteryzować grupę docelową. Organizacja imprez masowych dla młodzieży dość znacznie różni się od koncertu skierowanego do osób po 50. roku życia. Wpływa m.in. na wybór miejsca wydarzenia, atrakcji i osoby prowadzącej event. Nierzadko także determinuje kwestie techniczne takie jak oświetlenie i efekty pirotechniczne.
Wynajem miejsca pod imprezę masową
Planowany event potrzebuje miejsca o odpowiedniej infrastrukturze. W przypadku dużych koncertów w grę wchodzą amfiteatry i nowoczesne hale widowiskowe. Charytatywny mecz piłki nożnej wymaga zaś znalezienia profesjonalnego stadionu. Wybierając obiekt, musimy oszacować zainteresowanie wydarzeniem. Przy dużej liczbie potencjalnych uczestników potrzebne są większe sale i stadiony.
Kosztorys imprezy masowej
Koncepcja kreatywna wydarzenia jest ważna, bo wpływa na jego atrakcyjność. Powinna jednak iść w parze z kosztorysem, w którym uwzględnia się wszystkie wydatki. Ich suma musi mieścić się w budżecie klienta. Oba dokumenty należy przedstawić zleceniodawcy w celu akceptacji. W przypadku jej uzyskania strony zawierają umowę.
Regulamin imprezy masowej
Organizator imprezy masowej, zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem, jest zobligowany do przygotowania regulaminu eventu.
Zgłoszenie imprezy masowej i kwestie formalne
Impreza masowa powinna spełniać wymogi bezpieczeństwa. W związku z tym polskie prawo obliguje jej organizatora do uzyskania zgody miejscowego komendanta policji i straży pożarnej. Przygotowując tego rodzaju wydarzenie, trzeba też zapewnić dostęp do sanitariatów, drogi ewakuacyjnej, służb medycznych itp.
Przygotowanie imprezy masowej
Po uzyskaniu stosownych zezwoleń organizator przystępuje do realizacji. Kontaktuje się z podwykonawcami, którym zleca m.in. oświetlenie, nagłośnienie czy catering. Odpowiada również za nadzór ich pracy.
Promocja eventu w mediach
Jeśli chcesz, aby wydarzenie przyciągnęło widzów, ludzie muszą się o nim dowiedzieć. Służy temu reklama w mediach tradycyjnych i społecznościowych. Możesz ją zrealizować w ramach współpracy barterowej z lokalną rozgłośnią radiową. Ponadto warto ująć w kosztorysie przewidziane koszty płatnej promocji w social mediach.
